Việc quản lý và sử dụng con dấu đối với doanh nghiệp

Con dấu công ty, doanh nghiệp là một yếu tố pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp. Chúng được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Hiện nay, theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp được tự quyết định về số lượng con dấu, hình thức, nội dung con dấu, về việc quản lý và sử dụng con dấu, cụ thể:

+ Về số lượng con dấu, doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu chứ không phải chỉ một mẫu như trước đây. Tất cả những con dấu của doanh nghiệp phải giống nhau về hình thức và nội dung.

+ Về hình thức con dấu, doanh nghiệp có thể chọn hình thức con dấu, cụ thể bao gồm:

• Hình dáng: Con dấu có thể có hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip, hay các hình đa giác. Thậm chí, con dấu có thể có hình hoa, hình bướm, hình cá, hình chim tùy ý, … Hình dáng con dấu không làm thay đổi giá trị pháp lý của con dấu;
• Màu sắc: Con dấu có thể sử dụng bất kỳ màu mực gì: xanh, đỏ, tím, vàng, cam, đen hay màu tím cũng được;
• Kích thước do doanh nghiệp tự lựa chọn

+ Về nội dung con dấu: Ngoài những nội dung bắt buộc là tên và mã số doanh nghiệp, con dấu có thể có những nội dung khác. Doanh nghiệp có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan hay những nội dung khác miễn không vi phạm các quy định của pháp luật về con dấu

Cần lưu ý, các công ty không được sử dụng các hình ảnh, từ ngữ và biểu tượng sau trong nội dung và dưới dạng con dấu:

• Quốc kỳ, quốc huy, cờ Đảng nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
• Hình ảnh, biểu tượng, tên gọi của Nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang quần chúng, tố chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;
• Từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh vi phạm thuần phong mỹ tục lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam;
• Các công ty có trách nhiệm đảm bảo tuân thủ các quy định của luật bản quyền và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc hình thức mẫu tem

+ Về các quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại hiện hoặc các đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp pháp luật quy định hoặc các bên thương mại có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu. Do đó, công ty hoàn toàn có quyền quyết định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung quy chế công tý. Các doanh nghiệp chỉ bị giới hạn quyền ra quyết định trong những trường hợp pháp luật yêu cầu sử dụng con dấu.